Etwa 300 Ehrenamtliche sind an der Durchführung eines Willow-Kongresses beteiligt. Vom Aufbau der Halle, dem Begrüßen der Teilnehmenden an den Türen, über das Catering, im Presse-Team, beim Shuttle-Service, im Willow Shop, bis hin zum Aufräumen nach dem Kongress sind die Ehrenamtlichen unermüdlich im Einsatz. Ohne sie könnte kein Kongress so reibungslos ablaufen. Koordiniert wird die Schar der hoch motivierten Mitarbeitenden von Dani Seemann.

Als gelernte Eventmanagerin hat sie im Vorfeld des Kongresses – in enger Abstimmung mit dem Willow-Büroteam in Gießen – bereits geplant, wie viele Mitarbeitende in welchen Bereichen benötigt werden. Im weiteren Schritt sichtet sie die Online-Anmeldungen der Ehrenamtlichen und versucht, deren Gabenprofil und Wünsche zu berücksichtigen und für alle einen passenden Platz zu finden. Viele von ihnen haben bereits zahlreiche Willow-Kongresse miterlebt und melden sich immer wieder neu zur Mitarbeit an. Trotzdem haben beim Leitungskongress in Leipzig besonders viele junge Leute zum ersten Mal mitgearbeitet, wie Dani Seemann zufrieden feststellt.

Seit 20 Jahren ist sie bei Willow-Kongressen aktiv. Begonnen hat sie mit Brötchenschmieren im Catering-Team; dann hat sie nacheinander alle Bereiche ausprobiert, bevor sie 2012 die Bereichsleitung übernommen hat. Durch ihre Arbeit als Eventmanagerin bringt sie wertvolle Erfahrungen und Expertise ein. Ihr wichtigstes Anliegen ist die Wertschätzung aller Ehrenamtlichen: „Viele der Mitarbeitenden nehmen sich extra Urlaub, um den Kongress mit ihrem Einsatz zu unterstützen. Das müssen wir wertschätzen! Ohne die zahlreichen Ehrenamtlichen, von denen viele hinter den Kulissen arbeiten, würde der Leitungskongress nicht laufen.“

Für einen reibungslosen Kongressablauf ist eine klare Aufgabenteilung „das A und O“, so die Eventmanagerin. Für die verschiedenen Kongressbereiche, in denen Ehrenamtliche mitarbeiten, wählt sie deshalb im Vorfeld jeweils Verantwortliche aus, die sich dann während des Kongresses um die ihnen zugeteilten Ehrenamtlichen kümmern und dafür sorgen, dass sie mit allem versorgt werden, was sie für ihren Einsatz benötigen. Während des Kongresses ist Dani nur noch für die Bereichsleitenden zuständig, die sich zu jeder Zeit mit ihren Anliegen an sie wenden können – was sie auch tun. Allein während unseres kurzen Gesprächs am Rande des Leitungskongresses in Leipzig klingelt ihr Handy dreimal und Dani klärt wichtige Fragen und löst schnell kleine Probleme.

Nach Abschluss des Kongresses schaut sie dankbar auf die vergangenen Tage zurück und stellt fest, dass bei der Großveranstaltung auf dem weitläufigen Messeareal in Leipzig vieles gut gelaufen ist. Ihr Dank gilt dabei vor allem den Ehrenamtlichen. Deren Engagement sei es, was sie ihre eigene Arbeit mit so viel Herzblut und Freude machen lässt – und Vorfreude weckt auf den nächsten Leitungskongress, der vom 7.-9. März 2024 in der dm-arena in Karlsruhe stattfinden wird.